Qu’est-ce qu’un système de suivi et les différents types

On utilise le terme suivi du temps pour faire référence aux outils, applications ou solutions, qu’ils soient informatisés ou non, qui aident à collecter des données d’arrivées et de sorties des travailleurs sur le lieu de travail. Le concept n’est pas limité aux systèmes de pointage manuels, puisque vous pouvez trouver différentes solutions sur le marché qui ont des fonctionnalités très utiles à la fois pour les employés et pour les employeurs. Maintenant que vous avez une définition claire d’un système de suivi du temps, souvenez-vous que parmi les types de systèmes de contrôle du temps les plus connus, les modèles Excel, les logiciels, les systèmes biométriques et les machines de pointages se distinguent. 

Types de systèmes de suivi du temps 

Qu’importe le modèle de travail qui fonctionne pour votre entreprise, vous pouvez compter sur différents types de systèmes de suivi du temps:

Modèles Excel, un allié jusqu’à un point

Les modèles Excel utilisés comme un système de contrôle d’assiduité est une option très limitée. Il s’agit d’une solution pratique en premier lieu, mais sur le long terme, ils peuvent être très fastidieux pour le département des ressources humaines. De plus, les données doivent être stockées quelque part, ce qui signifie perdre de l’espace dont l’entreprise pourrait avoir besoin pour des choses plus importantes. 

Les modèles de feuilles de présences contiennent des formules qui requièrent d’être constamment actualisées pour éviter les erreurs et les confusions. En théorie, c’est une solution simple, mais sur le long terme ce n’est pas le plus recommandé et encore moins si vous avez des employés qui se déplacent, comme des commerciaux ou des employés qui travaillent à distance. Ce système de pointage n’est pas compatible avec leur poste.

Logiciels de suivi du temps avec des fonctionnalités adaptées

Les logiciels, les applications ou les outils numériques sont d’autres types de systèmes de contrôle du temps qui ont émergés ces dernières années. Leur implémentation est très simple, ce sont des systèmes qui sont payants en fonction des utilisateurs, et dont les fonctionnalités principales sont l’enregistrement du temps. De plus, un logiciel de suivi du temps avec des fonctionnalités adaptées peut avoir une application pour les employés, il peut identifier leur charge de travail, gérer les tâches et les projets, gérer les congés et les absences et plus encore, comme fournir des données en temps réel et générer des rapports de productivités…Intéressant n’est-ce pas?

Ces outils, comme Sesame HR, s’adaptent à tout type d’appareils, ce qui signifie que vos travailleurs seront en mesure d’enregistrer leur journée de travail depuis une tablette, un ordinateur ou leur téléphone portable. 

Un logiciel de suivi du temps a plusieurs fonctionnalités, c’est aussi simple que de payer pour le service que vous utilisez, sans avoir besoin d’un grand investissement. 

Machines de pointage, données sans analyses

Les machines de pointage sont des outils informatisés qui sont principalement utilisés dans les usines ou dans les secteurs de service pour contrôler les heures travaillées et ainsi calculer les heures supplémentaires ou l’absentéisme. Il s’agissait auparavant du type de système de contrôle du temps et de l’assiduité le plus demandé. Cependant, cette solution pour faire un suivi de l’assiduité au travail est désormais obsolète, puisqu’elle requiert une installation et une implémentation beaucoup plus couteuse qu’un logiciel. 

Les systèmes de contrôle biométrique, une technologie de pointe

À la différence des autres outils de pointage, les systèmes de contrôle biométrique surveillent le pointage d’arrivée et de sortie des employés grâce à leur empreinte digitale ou à leurs pupilles. Ce type de solution est préférée dans les entreprises où la sécurité est privilégiée. Cependant ces systèmes sont les plus coûteux. 

Les nouvelles technologies ont facilité la reconnaissance et la vérification sans équivoque grâces aux caractéristiques physiques, telles que l’empreinte digitale, l’iris ou même la voix, qui sont déjà une réalité dans ce domaine.

En conclusion, quel est le système de contrôle du temps le plus adapté pour votre entreprise?

Les systèmes biométriques sont les plus coûteux sur le marché. Ces systèmes de contrôle du temps n’apportent pas beaucoup aux entreprises traditionnelles, à moins d’avoir besoin d’un niveau de sécurité élevé. Dans ce cas il est recommandé de choisir un système de suivi du temps biométrique. 

Si vous êtes fan des modèles pour le suivi du temps, nous vous recommandons d’utiliser une démo de n’importe quelle option disponible sur le marché pour essayer par vous-même comment vous pouvez faire gagner du temps à vos employés quand il s’agit de pointer ou de prendre des décisions. 

D’un autre côté, si le télétravail est important dans l’opération de votre entreprise, optez pour un système de contrôle du temps qui permet la géolocalisation. Si vous créez des rapports PDF ou Excel, ne vous inquiétez pas, les applications de contrôles ont plusieurs options d’exportation de données en PDF, en format texte ou même en modèles Excel. 

Cherchez-vous un outil qui offre plus de services que la gestion du temps? Avec un logiciel tel que Sesame HR, vous pouvez voir qui travaille et vérifier comment se déroule leur journée de travail en temps réel. Vous pouvez également gérer les congés et d’autres absences et obtenir toutes les données en quelques clics. 

N’oubliez pas que le suivi du temps devrait être un outil qui aide à la fois les employeurs et les employés. Choisissez une option qui n’est pas intrusive et qui s’adapte aux besoins de votre entreprise.

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