Comment dois-je procéder pour la paie des employés?

Les fiches de paie sont les documents où sont détaillés les salaires des employés. Toutes les informations relatives à leur salaire y sont recensées: période, régularisations, déductions, impôts et avances. Les fiches de paie sont généralement remises aux travailleurs tous les mois.

La distribution des salaires s’effectue mensuellement, ou selon la périodicité dans laquelle le salarié est payé (hebdomadaire, mensuel). La gestion de la paie est un élément clé de la gestion des employés. Il existe des outils numériques qui peuvent vous aider à faciliter ce processus, comme les logiciels de paie, qui rendent la gestion des paiements des employés plus simple et plus sûre.

Comment remettre les fiches de paie aux employés

Dans le passé, les fiches de paies étaient remises ou envoyées en format papier. Les employés se rendaient à l’entreprise, récupéraient leurs fiches de paies et les signaient. Cependant, les temps ont changé et aujourd’hui les employeurs peuvent les envoyer par courrier ou par e-mail, à condition que les moyens nécessaires pour les recevoir soient mis à la disposition des travailleurs.

Envoyer les fiches de paies par e-mail

De plus en plus d’entreprises optent pour envoyer les fiches de paie par e-mail aux employés. Cette méthode permet d’optimiser le temps, puisqu’un e-mail est beaucoup plus rapide qu’un courrier, et il n’y a pas besoin de les ranger physiquement. 

De plus, les employés n’ont pas besoin de perdre du temps à venir récupérer leurs fiches de paie. Cependant, il y a certains points qui devraient être pris en compte :

• Informer les employés que les fiches de paie seront envoyées en format numérique, lors d’une réunion ou via e-mail. 
• Registre des adresses e-mail: l’entreprise devrait disposer de toutes les adresses e-mail des employés, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Elles devraient apparaître dans la base de données des employés.
• Confidentialité des documents: les fiches de paies sont des documents confidentiels puisqu’ils contiennent des informations sensibles. Ainsi, il est recommandé d’implémenter un système d’encryptions, par exemple le numéro ID des employés, pour qu’ils puissent télécharger le document. 

En plus du gain de temps, de papier et d’encre, cela permet également à l’entreprise de faire des économies, sans parler de l’impact environnemental que peut causer l’impression des fiches de paies. 

Les employés peuvent décider d’imprimer leurs fiches de paie ou non. Cela va sans dire que les paies numériques contiennent les mêmes données et ont la même validité que les fiches papiers. 

Sesame, une application de gestion des employés pour préparer les fiches de paie

Pour préparer les fiches de paie des employés, il est essentiel de savoir le nombre d’heures travaillées chaque mois. Pour ce faire, les logiciels de gestion du temps comme Sesame sont très utiles. Il est également utile pour gérer les temps d’arrivées et de sorties, les pointages et le bilan des heures supplémentaires, qui peuvent avoir un impact sur les paies. 

Chaque mois, vous devrez envoyer les fiches de paie aux employés, donc une bonne gestion des employés est essentielle pour tous les compter. En particulier si vous possédez une grande entreprise avec un nombre d’employés qui augmente.

La gestion du temps de travail à distance ou une base de données des employés avec les adresses e-mail, les informations bancaires, ou les mots de passe pour télécharger les fiches de paies sont également essentielles pour bien préparer les fiches de paie et leur distribution.

Inscrivez-vous en moins de 5 minutes et découvrez comment vous pouvez numériser la gestion des employés avec SesameHR et optimiser votre travail quotidien.

Créez votre compte!