Liste de contrôle pour la gestion des documents des nouveaux employés

Félicitations! Vous avez un nouvel employé. Maintenant, il faut organiser et gérer tous leurs documents de manière efficace. Il est vrai qu’il y a beaucoup de paperasse lorsqu’on embauche un nouvel employé, c’est pourquoi il est vital d’avoir un département des RH équipé pour la gestion de document. 

L’astuce est d’avoir une liste de tous les documents et les informations nécessaires du nouvel employé. De cette façon, vous garantirez le respect des réglementations et accélérerez le processus d’embauche. 

De quels documents et informations avez-vous besoin pour un nouvel employé?

Lorsque vous accueillez un nouvel employé, vous aurez toujours besoin d’obtenir une série de documents et d’informations. C’est pour cette raison qu’une liste des documents requis lors de l’embauche des employés peut aider l’entreprise à mener à bien ces processus de manière beaucoup plus fluide. Nous détaillons ci-dessous ce dont vous aurez besoin pour chaque nouvel employé. 

• Numéro de sécurité sociale
• Pièce d’identité de l’employé 
• Adresse 
• Date de naissance 
• Informations bancaires: pour verser leur salaire

Où stocker toutes ces informations?

Si votre entreprise est numérique, la manière la plus sûre de stocker les documents des employés est un système de gestion de document comme Sesame. Ainsi, l’entreprise et les employés auront accès à toutes leurs informations et leurs documents comme les contrats et les fiches de paie. 

De plus, il y a des logiciels RH qui permettent de signer numériquement des documents ce qui simplifie considérablement ce processus.

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