Documents RH de base pour une entreprise

Les départements des ressources humaines sont évidemment chargés de tout ce qui concerne le personnel de l’entreprise. Leurs fonctions peuvent être vastes et variées. Pour cette raison, il est préférable d’établir un protocole pour chaque activité.

Afin que l’équipe des RH puisse faire leur travail correctement, elle doit avoir à portée de main certains documents RH essentiels et les stocker de manière organisée dans un gestionnaire de documents pour éviter de les perdre. 

Types de documents RH

Tous les départements des ressources humaines ne sont pas identiques, ils sont en fait très différents les uns des autres, principalement selon la taille de l’entreprise. Il y a des tâches de base que le directeur des ressources humaines doit réaliser et elles sont très différentes les unes des autres. Afin de simplifier le travail du département, il faut disposer d’une grande variété de documents RH. 

Il y a beaucoup de documents avec lesquels ce département travaille. Mais comme dans n’importe quel autre bureau, il y a une série de documents essentiels pour pouvoir réaliser les tâches les plus basiques. Nous allons parler de ces documents RH ci-dessous.

Documents d’administration 

Les activités légales et administratives du département RH comprennent les fiches de paie, la gestion des assurances et l’embauche des employés, entre autres. Ce sont les tâches les plus bureaucratiques du département.

• Contrats des employés: tous les employés de l’entreprise signent un contrat qui précise leur activité, en détaillant leurs heures de travail et leur salaire. Il s’agit d’un document commun qui détermine le type de relation entre l’employé et l’entreprise. D’un autre côté, si les employés reçoivent une hausse de salaire ou une promotion, il faut revoir le contrat et le mettre à jour. 
• Fiches de paie: il s’agit du document qui spécifie le montant du salaire des travailleurs pour leurs services à la fin de chaque mois ou par semaine (en fonction de leur contrat avec l’entreprise). Les fiches de paies servent à justifier le paiement. En général, on y retrouve l’identité de l’employé, le taux horaire du travailleur, la période de liquidation, les perceptions, les déductions et le mode de paiement, entre autres.

Documents de planification du personnel

Pour travailler de manière efficace, il est nécessaire de planifier les heures de travail. Avec ce document, les employés savent quand ils doivent travailler et l’entreprise sait quand ils sont disponibles. 

• Calendriers de travail: ce calendrier indique les jours de travail dans l’entreprise. Il s’agit d’un document essentiel pour déterminer les jours de production des employés. 
• Périodes de travail des employés: c’est une variation du document précédent. Il s’agit essentiellement d’un planning des périodes de travail. Si l’entreprise travaille avec plusieurs périodes, il est nécessaire d’informer les employés de leurs horaires pour chaque jour. 

Documents RH de gestion des employés

La gestion d’employé fait référence aux tâches réalisées autour des besoins humains. Elles se concentrent sur le rôle de chaque employé.

• Profil de l’employé: il s’agit d’un document qui contient les informations personnelles et professionnelles des employés. Les entreprises conservent toutes les informations de leurs employés dans leurs Base de données, comme leurs formations, leurs coordonnées, leurs contacts d’urgence, etc.
• Gestion des pointages: dans toute entreprise, il faut contrôler les journées de travail des employés. Ainsi, il est essentiel d’implémenter un système de contrôle du temps. Plusieurs d’entre elles utilisent des logiciels qui servent de gestionnaire de documents pour faire un suivi des pointages dans l’entreprise. 
• Gestion des arrêts maladies: les employés peuvent être en arrêt maladie à tout moment. S’ils ne se rendent pas au bureau, il faut créer un document qui signale un arrêt ou une absence. 
• Gestion des congés: chaque année, tous les employés ont le droit à du temps de repos et à des vacances. Ainsi, il est nécessaire de gérer les congés de manière efficace pour que leurs jours de repos n’impactent pas l’activité de l’entreprise. Ce type de document spécifique permet d’établir les vacances des employés et de savoir qui est en congé et qui doit travailler. 

Vous comprenez maintenant l’importance des bases de la gestion de documents RH pour toute entreprise. Vous pouvez aussi utiliser un logiciel RH et de gestion de documents, comme Sesame, pour réaliser toutes ces tâches liées au département des ressources humaines et éviter les prises de tête.

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