Qu’est-ce que la gestion des documents RH?

Une des nombreuses tâches auxquelles l’équipe des ressources humaines doit faire face est la gestion des documents RH. Ce département est chargé une grande quantité d’informations liées aux employés ; si elles ne sont pas gérées correctement, les entreprises pourront rencontrer des difficultés. 

Par conséquent, la gestion de document RH consiste à utiliser de manière efficace toutes les informations relatives aux employés de l’entreprise. Voici les informations essentielles qui sont souvent confidentielles : 

• Les contrats des employés.
• Les documents personnels des employés (pièce d’identité, numéro de sécurité sociale).
• Fiches de paie. 
• Arrêts maladie.

Il s’agit des documents que l’équipe des RH doit traiter, classer et récupérer le plus efficacement possible. Une mauve gestion des documents RH ralentira considérablement les processus de l’entreprise et rendra plus difficile le respect des exigences légales en matière de protection des données. 

C’est précisément pour cette raison que beaucoup d’équipes RH ont un plan stratégique de gestion des documents qui les aide à faire face à ces défis. Savoir comment choisis le bon logiciel de gestion de document est une partie essentielle de ce plan. 

Les défis de la gestion de documents RH

La gestion de document est probablement l’une des tâches les plus exigeantes pour les ressources humaines. D’un côté, la lenteur du processus de recherche d’informations sur un employé cause une perte de temps considérable, en partie dû au stockage des documents, peu importe s’il s’agit ou non de documents nécessaires ou valides. Il n’est pas rare que des informations obsolètes soient conservées, ce qui ralentit le processus. 

Une des conséquences de conserver trop d’information est l’utilisation abondante de papier, générant des coûts économiques et environnementaux pour l’entreprise. 

Les avantages d’une bonne gestion des documents RH

Si l’équipe des ressources humaines est en mesure de développer un système de gestion de documents RH adéquat, elle pourra travailler de manière beaucoup plus efficace, puisque la quantité de travail manuel sera réduite. Pour ce faire, il est important d’avoir un gestionnaire de projet comme Sesame pour garder tous ces documents sous contrôle. Retrouvez des informations sera beaucoup plus rapide et facile pour que toute personne qui souhaite consulter un document puisse y accéder rapidement. 

Une bonne gestion des documents des ressources humaines renforce également la sécurité des documents, en particulier ceux qui contiennent des informations sensibles et confidentielles. Elle permet non seulement de les protéger de potentielles pertes, mais aussi de conserver un registre complet et d’empêcher des modifications non autorisées de données. Un historique des utilisateurs qui auront eu accès au document, des modifications effectuées et des dates des modifications est également essentiel pour assurer un suivi des documents de l’entreprise. 

Par ailleurs, les documents seront mis à jour beaucoup plus rapidement et instantanément, ce qui peut être très avantageux pour les entreprises qui ont un taux élevé de rotation du personnel.

Enfin, d’un point de vue environnemental, il est important de noter que la numérisation des documents réduit l’utilisation du papier. En stockant les documents dans le cloud, on gagne de l’espace car il n’y a plus de dossier physique. 

Système de gestion de document RH 

Le processus de numérisation est un des changements clés dans la gestion des documents RH de ces dernières années. Posséder un gestionnaire de document qui conserve toutes les informations de l’entreprise dans un cloud libère de l’espace dans le travail du département des RH. Désormais l’équipe passe moins de temps sur des tâches administratives avec de la classification de documents et elle peut se concentrer sur d’autres questions telles que les formations du personnel ou les améliorations du travail pour l’entreprise. 

Parmi les caractéristiques de Sesame en tant que logiciel de ressources humaines et gestionnaire de documents, il convient de souligner l’aide qu’il apporte aux processus d’embauche et d’intégration. Lorsqu’il s’agit de sélectionner des employés, il permet de canaliser les candidats via un outil unique auquel tous les membres de l’équipe RH ont accès.

Une base de données de candidats peut également être créée. Une fois sélectionnées, des listes d’intégration permettent à l’équipe RH de s’assurer qu’elle dispose de tous les documents nécessaires relatifs au nouvel employé.En bref, une gestion efficace des documents RH soulagera l’équipe RH de son travail, lui permettant de concentrer ses efforts sur d’autres aspects plus utiles à l’organisation. Il est essentiel de disposer d’un bon gestionnaire de projet lorsqu’il s’agit de manipuler, de stocker et d’accéder aux documents relatifs à votre personnel. Plus une entreprise possède d’employés, plus il est important d’optimiser la gestion des documents pour éviter les problèmes à l’avenir.

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