Comment examiner les mesures de productivité du travail?

Efficacité et qualité sont deux des termes que l’employeur ne doit jamais perdre de vue afin d’assurer que l’activité de l’entreprise soit productive et qu’elle atteigne ses objectifs à court et à long terme. On utilise ainsi des mesures de productivité comme les indicateurs clés de performance (ou KPI).

Ici, vous trouverez un guide complet pour analyser les indicateurs de productivité, faire un suivi de la gestion des tâches de vos employés. Continuez à lire !

Pourquoi il est important de mesurer la productivité avec les KPI ?

Les indicateurs de productivité ou les indicateurs clés de performance synthétisent les informations afin de déterminer les actions les plus productives de votre personnel. En plus de connaître les meilleurs outils pour augmenter la productivité de vos employés, découvrez pourquoi il est intéressant d’utiliser les KPI et tout ce que leur analyse implique :

• Fournir des informations pertinentes pour l’entreprise.
• Mesurer certaines variables et résultats.
• Comparer les informations avec la concurrence et les données de l’industrie. 
• Analyser des informations pour en tirer des stratégies. 
• Prendre des décisions en fonction des informations collectées.

Qu’elles sont les indicateurs de productivité qu’il ne faut pas ignorer ?

Le processus d’identification des indicateurs de productivité dans une entreprise requiert du temps et des efforts, mais une fois établis, ce sont des atouts importants pour la gestion de l’entreprise. Le type d’indicateurs pertinents pour mesurer la productivité dépend directement des besoins et des objectifs fixés dans la stratégie d’une entreprise. 

• Quantité : si l’intérêt de votre analyse KPI réside dans la connaissance des données associées à la quantité, vous pouvez vous concentrer sur : le nombre de projets livrés ou de produits fabriqués, le nombre de factures émises.
• Qualité : dans ce cas-là, les données les plus intéressantes sont : les erreurs, les évaluations, les produits défectueux, les réclamations ou les commentaires.
• Rapidité : lorsqu’on parle de la rapidité des KPI, cela signifie les délais de livraison, les comparaisons de temps estimés, le nombre d’unités produit chaque jour, etc.
• Coût : dans ce cas, on parle de la relation entre le coût des employés et la dépense finale d’un projet.

Qu’il s’agisse de KPI relatifs à la qualité, à la quantité ou à la rapidité, il existe des données essentielles pour déterminer la productivité d’un employé. Notez les indicateurs suivant pour connaitre l’efficacité réelle d’un projet :

• Temps moyen par tâche : cet indicateur est essentiel pour connaître la différence entre les secteurs de travail, analyser ceux qui ne sont pas aussi rentables ou efficaces et suggérer des améliorations. Le temps moyen par tâche = temps total d’une tâche / nombre de fois effectuée
• Taux de travail par employé : calculer cet indicateur permet de clairement distinguer les heures facturables des heures non-facturables. Taux de travail (%) = (total des heures facturables par mois / total des heures enregistrées) x 100.
• Profit par employé : si vous souhaitez savoir quel est le réel profit généré par un employé, vous pouvez le calculer en appliquant cette formule : Profit par employé = profit total / nombre d’employés. 

Stratégies et techniques essentielles pour mesurer la productivité

Mesurer la productivité est le point de départ pour comprendre la performance de votre équipe, ainsi que la rentabilité d’un projet.

Il y existe deux manières simples de le faire : par exemple, vous pouvez calculer la productivité du département des ventes en divisant le total des revenus par vendeur. Ou vous pouvez connaître le taux de productivité basé sur les normes de l’industrie. 

Nous avons rassemblé ci-dessous des concepts et des techniques de base pour optimiser les indicateurs de productivité. Nous vous les présentons et vous expliquons pourquoi ils sont indispensables, et comment vous pouvez les mettre en œuvre pour stimuler votre activité. 

1. Logiciel de suivi de la productivité

Analyser les indicateurs de productivité sans utiliser de logiciel de suivi peut être une tâche difficile. Ces types d’outils génèrent des rapports basés sur les KPI les plus pertinents en appliquant une formule de productivité et en utilisant des données comme le temps que les employés passent sur leurs tâches.

En utilisant plusieurs outils pour améliorer la productivité des employés, vous pouvez obtenir des informations en un seul clic. Comme pour l’outil de suivi du temps Pomodoro, qui sert à gérer et à répartir le temps de manière efficace afin de structurer le temps de travail en phases de 25 minutes avec 5 minutes de pause.

Dans le cas spécifique de Sesame HR, le logiciel de suivi du temps avec des fonctionnalités avancées, vous trouverez un gestionnaire des tâches et un gestionnaire de projet où les travailleurs ajoutent leurs tâches et les projets sur lesquels ils travaillent, pour faire un suivi du temps qu’ils passent dessus. Un gestionnaire des tâches comme Sesame HR vous permet de voir le temps passé sur du travail productif et efficace et le temps passé sur des interruptions ou des tâches moins productives. 

Souhaitez-vous améliorer la productivité de vos employés ? Consultez des indicateurs en temps réel comme le taux d’activité en utilisant un logiciel. Cela signifie une meilleure gestion et un accompagnement des travailleurs pour qu’ils progressent dans leurs tâches. Analysez chaque projet et membre de l’équipe. Avec un gestionnaire des tâches et un outil agile de gestion des projets vous pouvez obtenir des rapports de productivité pour prendre de meilleures décisions. 

2. Formule de productivité des employés

Si vous souhaitez connaître la relation entre le temps de travail d’un employé et les unités produites dans ce même temps, vous avez besoin d’une formule de productivité. 

Productivité = ¨Production / ressources utilisées

En appliquant cette formule, vous pouvez mesurer, par exemple, le nombre de tâches effectuées parmi les projets livrés. Cependant, il est important de garder à l’esprit que toutes les tâches ne requièrent pas le même temps de travail ou les mêmes efforts. 

3. L’indicateur de productivité basé sur le revenu par employé 

Le taux de revenu par employé peut être utile pour analyser les indicateurs de productivité pour certaines équipes ou départements comme la vente ou le marketing, en plus d’autres secteurs de production où le travail est beaucoup plus quantifiable. 

Productivité = Revenu / Nombre total d’employés dans le département

Parfois, il n’y a pas que les indicateurs qui doivent être pris en compte, mais aussi la qualité de la production. En effet, en général, lorsqu’on applique la formule de productivité, on utilise des équations dans lesquelles seules les livraisons des produits et les heures investies par l’équipe sont comptabilisées.

Mesurer la productivité et tirer des conclusions

Une fois que vous avez identifié les indicateurs les plus pertinents pour mesurer la productivité des employés, vous saurez comment les employés font leur travail, quels sont leurs points forts et points faibles, quels aspects sont à améliorer et comment réorganiser les charges de travail pour tirer le meilleur parti de chaque membre de l’équipe.

Enfin, souvenez-vous que les indicateurs de productivité sont essentiels pour que chaque employé puisse évaluer leur efficacité grâce à ces données, se comparer avec les autres membres de l’équipe, se sentir motivé, engagé et aspirer à évoluer dans leur environnement de travail. 

Par conséquent, le concept de productivité n’est pas seulement associé à l’efficacité, mais aussi aux besoins psychologiques de tous les employés de savoir comment s’améliorer professionnellement et de savoir où ils se situent dans leur département ou dans l’équipe.

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