Comment créer une base de données des employés sur Excel

Les directeurs des ressources humaines savent que garder les informations bien organisées est une priorité. Imaginez devoir gérer toutes les données sur les travailleurs dans une entreprise qui compte plus de 500 employés avec un taux élevé de rotation. Cette tâche peut devenir très facile en créant une base de données des employés dans Excel. 

Il s’agit d’un modèle idéal pour tous les professionnels qui souhaitent stocker toutes leurs informations dans un seul document, qu’ils peuvent consulter selon leur besoin. Ainsi que pour les entreprises qui ne disposent pas de logiciel comme Sesame, qui sont dédiés à ce type de gestion. 

L’importance de créer une base de données des employés dans Excel

Une entreprise qui ne dispose pas d’une base de données de leurs employés dans Excel fera face à plusieurs problèmes. Accéder aux informations des employés à tout moment est très important, avec une base de données détaillées, vous pouvez :

• Accéder rapidement à toutes les informations : cela optimisera le travail de votre département RH puisqu’ils ne perdront plus du temps à chercher des informations spécifiques sur un employé. 
• Plusieurs utilisateurs peuvent avoir accès à la même information : il existe plusieurs logiciels qui permettent de stocker les informations dans le cloud. Plusieurs personnes peuvent ainsi accéder à ces informations simultanément et de partout. 
• Entrez une quantité illimitée d’informations : contrairement aux informations qui sont conservées sur papier, dans la base de données vous pouvez stocker toutes les informations dont vous avez besoin sans qu’elles ne prennent de la place dans votre bureau. 
• Toutes les informations sont bien structurées : toutes les données que vous saisissez auront la même structure, pour que vous n’ayez aucune difficulté pour trouver une information en particulier. 

Les bases de données des employés dans Excel sont vitales pour une entreprise, puisqu’il s’agit de l’espace où vous pouvez stocker toutes les informations dont vous avez besoin, et les utiliser de façon fluide et dynamique. 

Les modèles de base de données des employés dans Excel

Avec les modèles de base de données des employés que propose Excel, il est possible de sauvegarder les données les plus importantes sur votre personnel. Cet outil vous permet de générer des bases de données dans lesquelles vous pouvez stocker toutes les informations dont vous avez besoin. 

En utilisant des tableurs Excel, vous pouvez enregistrer et stocker toutes les données sur vos employés afin de les consulter à tout moment. Il est ainsi très important pour les ressources humaines d’avoir une base de données des employés dans Excel. 

Maintenant, à la question « comment créer une base de données des employés dans Excel ? » nous répondons que c’est très simple, puisqu’il existe plusieurs sites internet où vous pouvez trouver des modèles de base de données déjà créés. Vous n’avez plus qu’à les télécharger. 

Cependant, si vous souhaitez le créer vous-même, vous devez ouvrir un nouveau fichier Excel, utiliser une rangée pour saisir les noms des données qui composeront votre base de données, par exemple :

• ID des employés
• Nom 
• Prénom
• Département de l’employé 
• Rôle 
• Salaire 
• Date d’arrivée dans l’entreprise 
• Date de naissance 
• Numéro de sécurité sociale 
• Adresse 
• Numéro de téléphone 
• Contact d’urgence : nom, relation avec l’employé et numéro de téléphone

Avec toutes ces données, vous serez capable de mieux gérer toutes les informations de vos employés. En disposant de toutes ces informations dans le même fichier Excel, vous pouvez le consulter quand vous le souhaitez. Vous pouvez également le partager avec d’autres employés du département des RH et, ainsi, tout le monde peut accéder à ces informations à tout moment.

Base de données RH

Comme mentionné précédemment, une base de données dans une entreprise est un outil vital de gestion et d’organisation. Les ressources humaines sont un des départements qui en bénéficient le plus. 

Système de Gestion des Ressources Humaines 

Si une base de données Excel n’est pas suffisante pour vous car votre entreprise est composée de beaucoup d’employés, nous vous recommandons d’utiliser le logiciel RH Sesame. Avec ce logiciel, vous aurez accès à d’autres outils utiles pour votre entreprise, comme un gestionnaire de pointage ou de projet. D’un autre côté, Sesame dispose également d’une section de profil utilisateur. Dans cette section, tous les utilisateurs peuvent retrouver leurs documents et leurs informations.

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