Comment la rétention des données sur les temps de présence peut aider les entreprises

Comprendre pourquoi les données sur le temps et les présences sont nécessaires

Avant qu’une entreprise puisse être sûre que les données stockées dans un logiciel de gestion du temps et des présences sont exactes, elle doit comprendre la nécessité de conserver les données. Après tout, le coût du stockage des données est un facteur qui détermine si vous devez les conserver ou non. Bien que la nécessité de conserver les données soit différente pour chaque entreprise, il existe des raisons communes pour lesquelles les données de temps et de présence sont importantes.

• Conformité réglementaire: La FDA, l’HIPAA et la GLBA ne sont que quelques-unes des réglementations qui imposent la conservation de certaines données. Ces réglementations prévoient la possibilité de prouver, si nécessaire, qu’une entreprise a fourni des soins médicaux, mené des affaires ou accordé des congés à un employé.
• Pratiques d’emploi: Certaines lois étatiques et/ou fédérales obligent les entreprises à suivre les informations relatives aux heures de travail des employés. Il s’agit notamment de lois qui interdisent aux employeurs de se livrer à des pratiques frauduleuses (comme la déclaration erronée du nombre d’heures travaillées par un employé).
• Réglementation du ministère des transports: Certaines lois étatiques et/ou fédérales exigent des employeurs qu’ils gardent trace des conducteurs qui utilisent leurs véhicules.

Quel est le rôle des données de temps et de présence dans les opérations commerciales d’aujourd’hui ?

Plus les utilisateurs ont accès aux données sur le temps et les présences, plus ils ont de chances de découvrir une mauvaise utilisation. Si vous pouvez identifier un problème avant qu’il n’affecte l’entreprise, vous pouvez le résoudre avant qu’il n’affecte les clients. Et plus vous en savez sur les données de temps et de présence, plus vous en savez sur votre entreprise – et moins vous passez de temps à résoudre des problèmes qui n’existent pas.

Les données de temps et de présence de vos employés fournissent des informations sur la façon dont ils passent leur temps au travail. Elles permettent à votre entreprise de déterminer si les employés prennent des pauses non autorisées, s’ils sont renvoyés plus tôt ou s’ils travaillent un nombre excessif d’heures. Cela peut vous aider à identifier et à corriger les problèmes avant qu’ils n’affectent négativement les clients.

Pourquoi la conservation des données de temps et de présence devrait faire partie de la stratégie de l’entreprise à l’avenir

Avec l’avènement de l’apprentissage automatique et de l’intelligence artificielle, il ne suffit plus de stocker les données et de les analyser. Il faut que les données alimentent l’algorithme. Cela ne peut se faire que lorsque les données sont organisées de manière à avoir du sens, et c’est ce que le logiciel de gestion du temps et des présences est conçu pour faire. Il organise et structure les données, puis fournit une plate-forme sur laquelle les algorithmes peuvent travailler.

La conservation des données de temps et de présence vous permet d’exploiter ces données. Vous pouvez ensuite les utiliser pour prendre des décisions éclairées concernant votre entreprise. Il s’agit notamment de déterminer les modèles de temps et de présence des employés, de planifier les équipes et de planifier la maintenance des équipements.

Quelques avantages clés de la conservation des données relatives au temps et aux présences

La conservation des données présente plusieurs avantages clés.

• Une meilleure comptabilisation du temps – Les logiciels de gestion du temps et des présences permettent aux entreprises de voir si les employés partent à l’heure, prennent des pauses non autorisées ou travaillent un nombre excessif d’heures. Ce sont des signaux d’alarme qui peuvent aider à réduire les heures supplémentaires et à prévenir les accidents.
• Réduction des erreurs – La collecte et le stockage des données de temps et de présence vous permettent de repérer les erreurs avant qu’elles n’affectent les clients. Si une machine enregistre le temps de manière incorrecte, vous pouvez identifier la machine comme étant la source du problème.
• Productivité accrue – Une meilleure comptabilisation du temps permet aux employés de savoir quand les pauses sont prévues et de connaître le temps dont ils disposent pour accomplir leurs tâches. Ils sont donc plus productifs, ce qui profite à l’entreprise.
• Prise en charge de l’apprentissage automatique et de l’IA – À mesure que la demande d’apprentissage automatique et d’IA augmente, les données doivent être organisées de manière à donner du sens à l’algorithme. Les logiciels de gestion du temps et des présences sont conçus pour y contribuer.

Pourquoi vous devez être efficace lors du stockage des données de temps et de présence

Les données de temps et de présence sont non seulement sensibles, mais aussi précieuses. À mesure que la conservation des données augmente, la pression pour les protéger augmente également. Vous devez prendre toutes les précautions nécessaires pour éviter la perte, l’endommagement ou l’accès non autorisé aux données de temps et de présence.

Deux types de pertes qui peuvent survenir lors du stockage des données de temps et de présence

Plus les entreprises stockent de données de temps et de présence, plus elles risquent de les perdre. Ces deux types de pertes peuvent se produire :

• Perte physique – La perte physique se produit lorsqu’un appareil ne stocke pas les données de manière sécurisée. Cela peut se produire si un appareil n’est pas alimenté correctement, s’il n’est pas connecté au réseau ou s’il n’est pas stocké correctement.
• Erreur humaine – Une erreur humaine se produit lorsque quelqu’un supprime, copie ou déplace accidentellement des données. Cela peut se produire lorsque les employés ne font pas attention lorsqu’ils travaillent avec des données, ou lorsqu’ils ne font pas attention lorsqu’ils rendent les appareils.

L’avenir des affaires exigera des entreprises qu’elles stockent les données de temps et de présence. Si elles ne le font pas déjà, elles doivent commencer à s’y préparer.

La conservation des données est cruciale. Elle permet d’effectuer des analyses, d’observer des modèles et de prendre des décisions. Sans conservation des données, il est impossible d’effectuer des analyses, d’observer des modèles ou de prendre des décisions.

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