Whistleblowing : ce que dit la loi et comment mettre en place un système de signalement efficace

Le coût de la non-conformité peut être élevé, et la dénonciation est un moyen efficace de l’éviter. Lorsque les employés disposent d’un environnement sûr pour signaler des actes répréhensibles, ils sont plus enclins à s’exprimer et à fournir des preuves de fautes graves.

Mais que dit la loi sur la dénonciation ? Devez-vous mettre en place une procédure spécifique de dénonciation ? Dans cet article, nous répondrons à ces questions et verrons comment votre entreprise peut mettre en place un système de dénonciation efficace.

Vous comprendrez les concepts juridiques clés liés à la dénonciation dans votre juridiction, tels que les personnes que vous devez protéger, le type d’informations dont vous devez avoir connaissance et la manière dont vous devez gérer les allégations qui vous parviennent. Nous examinerons également les étapes pratiques de la mise en place d’un système de signalement efficace, afin que votre personnel se sente à l’aise pour s’exprimer en cas de besoin.

Qu’est-ce que la dénonciation ?

On parle de dénonciation lorsqu’un employé (ou un ex-employé) signale à un organisme extérieur, tel qu’une autorité de régulation ou un média, des actes répréhensibles commis au sein de son organisation. Il peut s’agir de violations de lois, de règlements, de politiques d’entreprise ou de normes de conduite. En d’autres termes, il s’agit d’une personne qui dénonce un comportement illégal, contraire à l’éthique ou préjudiciable à l’intérêt public.

L’objectif de la dénonciation est de protéger ceux qui en ont le plus besoin – le grand public et l’environnement – contre les dommages causés par les entreprises. Les dénonciateurs contribuent à mettre en lumière les activités illégales qu’ils observent sur leur lieu de travail et peuvent jouer un rôle essentiel en empêchant les entreprises de causer d’autres dommages.

Les dénonciateurs sont protégés par les lois sur la dénonciation, qui varient d’un pays à l’autre. Il est important que les organisations se tiennent informées des lois en vigueur dans leur juridiction et comprennent l’impact qu’elles peuvent avoir sur les pratiques de dénonciation de leurs employés ou ex-employés.

Mise en place d’un système de signalement efficace

Dans de nombreux pays, la dénonciation est une action protégée par la loi. Il est donc important pour les entreprises et les organisations de mettre en place un système de signalement efficace.

La première étape de ce processus consiste à élaborer des politiques et des procédures permettant de signaler toute préoccupation concernant des activités illégales ou contraires à l’éthique sur le lieu de travail. Ces politiques et procédures doivent comprendre des informations sur les questions spécifiques couvertes par les lois sur la dénonciation, ainsi que sur la manière dont les employés peuvent signaler en toute sécurité tout acte répréhensible potentiel.

Il est également important de veiller à ce qu’il existe des procédures claires pour répondre à ces signalements. Ces procédures doivent prévoir un examen régulier des rapports, un suivi approprié et des mesures à prendre le cas échéant. En outre, un point de contact doit être désigné pour recevoir les rapports et y répondre, et une procédure claire doit être mise en place pour faire remonter les problèmes le cas échéant.

Enfin, les entreprises doivent fournir une formation et un soutien adéquats aux personnes susceptibles d’avoir été impliquées dans le signalement d’un problème. Cela permet de s’assurer que tout problème potentiel est correctement traité et que les employés se sentent en sécurité lorsqu’ils dénoncent un comportement inapproprié sur leur lieu de travail.

Outils pour un signalement efficace

La mise en place d’un système de dénonciation efficace repose en grande partie sur l’utilisation des bons outils. En voici quelques-uns :

Canaux de signalement

Les dénonciateurs potentiels doivent disposer d’un moyen clair de signaler les actes répréhensibles – idéalement, ce moyen doit comprendre plusieurs canaux différents. Par exemple, vous pouvez choisir d’offrir une adresse électronique, un portail en ligne, une ligne téléphonique dédiée ou même un rapport en personne avec un responsable spécialement formé. Le fait de disposer de plusieurs options permet aux employés de partager leurs préoccupations en toute confiance et en toute tranquillité, de sorte qu’aucun problème ne passe inaperçu.

Signalement anonyme

Dans certains pays, la dénonciation anonyme est autorisée, voire encouragée par la loi. Cela signifie qu’une personne peut vous signaler un problème sans révéler son identité, ce qui peut s’avérer crucial pour les employés qui, autrement, se sentiraient trop intimidés par les répercussions potentielles pour signaler un problème. Il est important de s’assurer que l’anonymat est possible si la loi l’autorise et de veiller à ce que les employés sachent qu’ils ont cette possibilité s’ils en ont besoin.

Garanties de confidentialité

Les personnes qui dénoncent des abus doivent avoir l’assurance absolue que leur identité ne sera pas révélée sans leur consentement (ou sans une procédure judiciaire en bonne et due forme). Cela implique des lignes directrices strictes concernant la conservation des données d’identification en toute sécurité et la notification aux dénonciateurs lorsque quelqu’un d’autre a demandé des informations à leur sujet. Cela signifie également qu’il faut être clair sur les lois ou les règlements relatifs à la confidentialité avant qu’une personne ne fasse un rapport et prendre toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que le rapport reste secret tout au long des enquêtes et des procédures ultérieures.

Protéger le dénonciateur

Lorsque votre entreprise met en place un système de dénonciation, assurez-vous que le dénonciateur bénéficie d’une protection adéquate. En l’absence de protection, les gens sont moins enclins à communiquer des informations importantes, ce qui pourrait avoir des répercussions à long terme sur votre entreprise.

Comment protéger le dénonciateur ?

Créer des politiques claires

La première chose à faire est d’élaborer des politiques claires en matière de dénonciation. Celles-ci doivent préciser comment les employés doivent signaler les problèmes, à qui ils doivent s’adresser et quelles sont les mesures prises pour protéger leur anonymat. Elles doivent également prévoir des mesures de non-rétorsion en cas de réactions négatives à la suite d’une dénonciation.

Former les superviseurs et les directeurs

Une fois que vous avez mis en place vos politiques, il est important que les superviseurs et les directeurs comprennent ce qu’ils doivent faire s’ils reçoivent un rapport de dénonciation ou si des activités suspectes se produisent. Ils doivent savoir comment gérer la situation de manière appropriée, en évitant d’interroger les témoins ou de divulguer des informations confidentielles.

Mettre en place une piste d’audit

Un autre moyen de protéger les dénonciateurs consiste à mettre en place une piste d’audit pour toutes les dénonciations d’actes répréhensibles. De cette manière, tous les détails du processus de dénonciation peuvent être suivis et stockés en toute sécurité pour être consultés ultérieurement en cas de besoin. Cela permet de créer une « trace écrite » et de s’assurer qu’aucune étape n’a été omise en cours de route.

Avantages de la mise en place d’un système de signalement efficace

Outre le fait de rester en conformité avec la loi, l’existence d’un système efficace de signalement des dysfonctionnements peut être bénéfique pour votre entreprise à plus d’égards que vous ne le pensez. Voici quelques-uns des principaux avantages :

Amélioration de la confiance et du moral

Donner aux employés la liberté de s’exprimer et de signaler d’éventuels actes répréhensibles renforce la confiance dans la culture de l’entreprise et le moral. Une ligne de communication ouverte permet aux employés d’être plus satisfaits de leur travail, ce qui réduit le risque d’une rotation coûteuse. Elle crée également un lieu de travail plus sûr, ce qui est bénéfique non seulement pour les employés, mais aussi pour les clients qui ont intérêt à ce que les conditions soient saines au sein de votre entreprise.

Meilleure résolution des problèmes

Un système de reporting efficace aide votre entreprise à identifier les problèmes à un stade précoce et à élaborer des solutions plus rapidement, ce qui permet de gagner du temps et d’économiser des ressources. Il est de loin préférable de détecter rapidement les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent et ne portent préjudice à votre entreprise. En encourageant une culture d’ouverture et de discussion, la dénonciation contribue à créer un meilleur environnement de travail pour toutes les parties prenantes.

Amélioration des performances

Le fait de disposer d’une méthode transparente de communication des problèmes signifie que les problèmes potentiels peuvent être traités avant qu’il ne soit trop tard, ce qui se traduit par une amélioration des performances et de l’efficacité dans l’ensemble de l’organisation. Cela est particulièrement vrai pour les grandes organisations où la transparence peut aider à réduire les délais de prise de décision au niveau supérieur, ce qui permet une mise en œuvre et une réalisation plus harmonieuses des projets.

Conclusion

En conclusion, la mise en place d’une politique et d’une pratique claires et efficaces en matière de dénonciation devrait être une priorité pour toute organisation. Un système de signalement efficace ne protégera pas seulement l’organisation contre d’éventuels problèmes juridiques, mais garantira également que ses employés se sentent en sécurité pour signaler tout acte répréhensible ou toute activité malveillante.

En comprenant la loi et en créant une culture qui encourage et soutient le signalement, vous pouvez créer un environnement où la transparence est encouragée et promouvoir un espace sûr et sécurisé pour votre personnel afin qu’il puisse exprimer ses problèmes. Cela créera à son tour un lieu de travail plus positif pour tous, en encourageant la collaboration et la confiance.

Inscrivez-vous en moins de 5 minutes et découvrez comment vous pouvez numériser la gestion des employés avec SesameHR et optimiser votre travail quotidien.

Créez votre compte!