Comment choisir son logiciel de gestion des plannings et des horaires

Choisir un système de gestion des périodes de travail intelligent pour organiser les heures des employés n’est pas simple, cependant, si vous prenez en compte les aspects essentiels que vous recherchez dans ce type de logiciel, ce sera beaucoup plus facile de prendre la bonne décision. 

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des périodes?

Trouver un logiciel de gestion des périodes ou des plannings qui respecte les structures d’horaires tournants adaptées à votre entreprise n’est pas mission impossible. Il s’agit de séries de systèmes pour automatiser et optimiser les tâches dérivées des horaires des employés et de la distribution des plannings. 

Mais d’abord, vous devriez vous demander si votre entreprise nécessite réellement un logiciel de gestion de période pour les employés. Pourquoi est-il important d’adopter cette solution?

Avec un logiciel de ressources humaines comme Sesame HR, qui possède une fonctionnalité de gestion des périodes adaptée à toute entreprise, grande ou petite, vous aurez le contrôle des horaires et des journées de travail de votre équipe, grâce à un seul outil qui vous aidera à gérer rapidement tout problème. En bref, miser sur une solution de gestion des périodes efficace signifie miser sur une meilleure productivité, peu importe la taille de votre entreprise. 

Astuces pour choisir un bon logiciel de gestion des périodes 

Planifier les horaires est une des tâches les plus difficiles pour l’équipe des RH dans la gestion du personnel et le recrutement et la rétention de nouveaux talents. 

Lorsqu’il s’agit de planifier des périodes de travail, si vous n’avez pas d’outil efficace, vous risquez de trouver la tâche fastidieuse. D’un autre côté, se servir d’un modèle Excel pour créer vos périodes de travail peut simplifier les choses. 

Cependant, un logiciel peut vous aider à réduire le temps que vous passez à planifier les horaires de vos employés et ainsi permettre d’investir votre temps pour des tâches plus importantes. 

1. Le contrôle à tout moment et partout: une des astuces pour choisir son logiciel de gestion des horaires, c’est d’opter pour une solution qui vous permet de vous connecter depuis votre téléphone ou une application pour approuver et gérer les demandes de votre équipe. 
2. Optimiser le temps et comment vous l’utiliser: choisissez une option qui vous évite la répétition des tâches et qui permet de se concentrer sur d’autres missions plus productives.
3. Gérer les arrêts maladies et les absences: tout choix que vous ferez doit prendre en compte les congés, les arrêts maladies et les absences de vos employés. 
4. Recevoir des notifications: optez pour une option qui permet de notifier les directeurs des secteurs des problèmes ou des demandes de changement d’horaire.
5. Distribuer équitablement les périodes de travail: un système de gestion des horaires simplifie cette tâche et fournit également des informations importantes sur la charge de travail et les heures de l’équipe, permettant de créer des périodes tournantes efficace en fonction des besoins de l’entreprise et du personnel. 
6. Détecter des irrégularités: un outil de création de périodes tournantes détecte facilement les absentéismes non justifiés.

Quels sont les aspects essentiels à prendre en compte? 

Certains aspects sont essentiels dans un logiciel de périodes tournantes afin de planifier et d’organiser les horaires de manière efficace, les plus importants sont:

• La création d’un modèle personnalisé de période pour votre équipe basé sur un ensemble de règles. Vous avez juste besoin d’entrer combien d’employés vous avez besoin par horaire et vous pouvez commencer à les assigner. 
• Connaître la disponibilité des employés quand vous assigner des horaires. Un logiciel de gestion des périodes améliore la transparence dans l’équipe qui pourra consulter les plannings. Cet aspect est clé car il a un impact positif sur le climat de travail. 
• La gestion des changements dans la section des plannings.
• Imprimer des plannings mensuels dans plusieurs formats.
• Suivre au quotidien les pointages et vérifier que le planning est respecté. 
• Surveiller la ponctualité. 
• Informer les employés de leurs plannings et les notifier de tout changement en temps réel. 

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