Comment le suivi du temps de travail fonctionne pendant les voyages d’affaires

Comment sont calculées les heures pendant un déplacement professionnel? Est-ce que le trajet compte comme des heures de travail? Ce sont certaines des questions que se posent les employeurs dont les travailleurs ont besoin de se rendre en dehors de leur lieu de résidence pour des raisons professionnelles, que ce soit pour des réunions ou des formations. Le suivi du temps pendant les voyages d’affaires est important pour les entreprises qui exigent des déplacements.

Pointage des journées de travail pendant un déplacement professionnel

Pendant les voyages d’affaires, les employés doivent continuer à pointer sans exception et à effectuer leurs activités quotidiennes en enregistrant leur temps de travail réel. Cependant, le suivi du temps pose certains problèmes qui sont difficiles à expliquer.

En général, quand un employé se déplace pour un voyage d’affaires, le temps de trajet doit être enregistré dans leur journée de travail. Il faut prendre en compte que ces trajets sont nécessaires pour réaliser les tâches et les responsabilités liées au poste de l’employé, ce qui est le cas, par exemple, des représentants commerciaux. 

Comment calculer les heures de travail lors d’un déplacement professionnel?

Que se passe-t-il lorsqu’un employé doit quitter le bureau? Par exemple, pour se rendre à une réunion ou pour partir en voyage d’affaires. Et que se passe-t-il lorsque la même personne doit se rendre à plusieurs endroits différents? Si vous êtes un employeur, ce sont des problèmes récurrents dans votre entreprise, vous devez vous informer sur comment faire un suivi du temps de travail pendant un déplacement. Il s’agit d’un des doutes les plus fréquents des employeurs en ce qui concerne l’application de la loi et l’implémentation d’un logiciel de suivi du temps de travail, puisqu’il doit s’adapter à tous les besoins de chaque poste.

Par conséquent, puisqu’un déplacement comprend des temps de repos, les experts conseillent à chaque entreprise d’établir un protocole spécifique. Cependant, avant de se pencher sur le fonctionnement du suivi du temps lors d’un voyage d’affaires, que ce soit sur des distances courtes ou à l’international, il est nécessaire de définir ce qui correspond à du temps de travail et ce qui n’en est pas. Le terme temps de travail se réfère à « toute période pendant laquelle le travailleur reste au travail, à la disposition de l’employeur et dans l’exercice de son activité ou de ses fonctions ». 

Dans toute situation, la meilleure façon d’enregistrer les journées de travail des employés qui ne sont pas toujours au bureau est de se servir d’un logiciel de suivi du temps de travail avec la géolocalisation, qui est conforme à la loi et qui s’adapte aux besoins des différents postes. Il s’agit de choisir le meilleur logiciel de contrôle du temps qui facilite le pointage depuis un appareil mobile, à tout moment et en tout lieu. 

Ainsi, implémenter un système de suivi du temps de travail qui n’autorise pas le pointage depuis plusieurs appareils, ou qui n’a pas d’application mobile avec laquelle l’employé pourrait enregistrer le début et la fin de leur journée serait un mauvais choix et rendrait le suivi plus difficile. 

« Pour comptabiliser les heures lors d’un déplacement professionnel, il n’existe pas vraiment de normes claires, les experts recommandent donc aux entreprises d’établir leur propre protocole d’action. »

En d’autres termes, il est conseillé pour chaque entreprise d’établir un protocole interne pour compter les voyages d’affaires, en spécifiant quels déplacements comptent comme du temps de travail effectif et lesquels ne le sont pas. Par ailleurs, les entreprises doivent traiter les déplacements professionnels différemment s’ils sont convenus dans le cadre du contrat ou s’ils sont effectués de manière extraordinaire.

Aux États-Unis, il a été établi que le temps passé en déplacement pendant les heures de travail habituelles est considéré comme du temps rémunéré. En revanche, le temps des trajets domicile-travail ou des activités effectuées pendant ces mêmes trajets avec un véhicule de service ne sont généralement pas considérés comme des « heures travaillées » et ne sont donc pas rémunérées. Cette clause s’applique uniquement si le déplacement est réalisé dans la zone domicile-travail de l’entreprise et que l’utilisation du véhicule fait l’objet d’un accord entre l’employeur et le salarié ou son représentant. 

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