Qui s’occupe de la paie d’une entreprise?

L’une des questions les plus fréquemment posées est de savoir qui est en charge des paies dans une entreprise.  C’est une question qui peut être posée par les employés, mais aussi par les dirigeants. S’agit-il d’une question de comptabilité? Les RH sont-elles responsables de la paie? Y a-t-il un consultant externe pour cela?

Vous devriez garder à l’esprit que les paies sont parmi les aspects les plus sensibles de la satisfaction au travail dans toute entreprise. Les travailleurs doivent être payés le jour fixé puisque leur stabilité en dépend. De plus, il s’agit d’informations confidentielles, ce qui nécessite des précautions particulières.  

Qui crée les paies des employés?

Avant que les fiches de paie ne soient envoyées au personnel, elles doivent être créées. En général, les comptables ou consultants externes sont chargés des paies, on passe donc par un tiers pour les créer. À l’exception des très grandes entreprises, avec plus de 500 ou 600 employés dans lesquelles les paies sont faites en interne. 

Cela ne signifie pas qu’ils vont les gérer, mais qu’ils créent le document sur lequel la paie est effectuée. Ainsi, avoir un système de gestion des paies comme Sesame HR peut couvrir ce besoin. En rendant automatique la création des paies en ligne, ce processus peut être simplifié et la charge de travail réduite de façon significative. 

Utiliser ce type de ressource n’aide pas seulement à la création des paies. Il aide aussi pour l’étape suivante, la gestion des paies. Une fois que vous avec la structure des paies, vous n’avez qu’à la compléter en ajoutant des données. Et ces informations peuvent être directement collectées dans Sesame HR

Qui gèrent les paies des employés?

La tâche des RH est de gérer les paies du personnel « seulement », car ils sont responsables pour gérer les problèmes liés aux paies. Cela comprend les heures supplémentaires, les congés des nouveaux employés, les arrêts-maladies, les congés maternité, ainsi que les changements dans les informations bancaires des employés. 

Ce sont des informations que les RH transfèrent au comptable de l’entreprise ou au logiciel de paies. Le besoin de maintenir une fluidité dans l’échange d’information appelle à utiliser des logiciels RH comme Sesame HR pour simplifier le processus.

Sinon, ils devraient constamment communiquer par e-mail ou téléphone, ce qui augmente le risque d’erreurs. Une situation similaire se produit lorsque les PME préparent leurs fiches de paie au format Excel.  Des données peuvent être négligées, résultant sur une fiche de paie incorrecte. 

Responsabilité de la comptabilité 

Nous avons vu qui est chargés des fiches de paie, mais d’autres département sont aussi impliqués dans ce processus. Dans ce cas, le département de la comptabilité de l’entreprise. Ils sont chargés des ressources financières de l’organisation et ils donnent l’ordre de payer les employés.

Ils doivent également enregistrer les charges sociales de l’employeur et de l’employé. Ils s’assurent que l’entreprise reçoit le paiement des retenues, ou rapproche le montant total payé aux employés. Ils suivront les obligations et les dates de paiement pour s’assurer que les paiements sont émis.

C’est pourquoi une collaboration étroite entre les ressources humaines et le service comptable est essentielle. Le premier gère les données des employés et le second l’argent. Cette coopération est encore plus importante lors du calcul des primes ou lorsqu’il y a de nouvelles embauches dans l’entreprise.

Certaines tâches peuvent également se chevaucher. C’est le cas de la saisie des données ou de la réponse aux demandes et aux questions des employés. C’est pourquoi de nombreuses organisations – surtout les grandes – disposent d’un service de paie qui comprend des profils RH et comptables.

Contrôle interne des paies

Un autre département qui peut être impliqué dans le processus des paies est le contrôle interne. Disposer de personnel issu de plusieurs équipes – RH et comptabilité – peut faciliter la supervision interdépartementale. 

De cette façon, l’entreprise assure un contrôle interne pour maintenir l’exactitude et le respect des délais. C’est aussi un moyen d’éviter les erreurs de paie. Bien qu’elles ne soient pas toujours faciles à mettre en place, ces mesures de contrôle interne sont nécessaires pour garantir la stabilité et éviter les mauvaises pratiques.

À ce stade, nous savons déjà qui est en charge de la paie d’une entreprise. Il semble logique de disposer d’un logiciel RH tel que Sesame HR qui permet, entre autres, de collecter les données relatives à la paie. Par exemple, les heures travaillées, les heures supplémentaires ou les absences des employés.

Une autre fonctionnalité intéressante est celle qui permet de télécharger la paie depuis le portail des employés. De cette façon, les employés ont une référence sur l’endroit où sont stockées leurs fiches de paie mensuelles. Il est ainsi plus facile de les analyser, de détecter les erreurs et de signaler les problèmes à leur sujet. 

Vous voulez en savoir plus sur la préparation et la gestion de la paie ? Sur le blog de Sesame HR, vous trouverez de nombreuses informations relatives à ce sujet. Vous y trouverez également toutes les fonctionnalités du logiciel qui vous aident à créer et à gérer les paies et à améliorer l’expérience de votre personnel.

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